文员上班到底在忙些啥，橡果教育农老师把办公室的一天摊开给你看

经常有朋友在后台问我：农老师，我想做文员，可文员每天到底干什么？是不是就是打打字、复印复印文件、给领导倒倒水？说这话的人，十个有九个是心里没底。不是不想干，是没进过办公室，怕进去干不来被人笑话。今天我就把一个厂区文员普普通通的一天，从早到晚摊开讲给你听，你看完心里就有数了。
早上八点半打卡。坐下第一件事是开电脑收邮件，看看昨晚有没有客户或者领导留言要回。然后把今天要用的材料打印出来：晨会要发的产量表、要签的送货单。就这半小时的活，考的是两样：打字要顺，打印机那点事要门清——卡纸了会掏，双面打印会设。别小看这个，多少没练过的人第一周就栽在打印机上。
上午九点到十一点半，是全天最要紧的一段，主力活基本都是表格。人事文员在核昨天的考勤，谁迟到谁请假要标清楚；仓库文员在录出入库台账，昨天进了多少货、发了多少单，一笔都不能错；跟单文员在做订单进度表，哪张单该交货、哪张还差料，用颜色标出来给主管看。这些表说穿了就是Excel：建表、填数、求和、筛选、排序，加一个条件格式标颜色。活不难，难在规范——表头怎么定、日期用什么格式、数字要对齐，乱一张表，主管一看就知道你是生手。
中午吃完饭，勤快点的文员会把上午的文件归个档：送货单按日期夹好，合同按客户分开，扫描件传进电脑对应的文件夹。这个活最不起眼，也最能看出一个人的条理。我带过的学员里，上手快的那批，共同点不是聪明，是东西收拾得清楚，师傅让找一份三个月前的单子，她一分钟能翻出来。
下午一点半到五点，活就比较杂了。接待来送货的对单、接听前台电话、给车间送文件、把领导改过的通知重新排版打印。中间穿插各种临时小活：帮主管做个Excel汇总、把一张图片转成Word、填一张给客户的报价单。Word就是这时候派上用场的：页边距怎么调、标题怎么加粗居中、页码怎么从第二页开始编，这些排版功夫，都是平时一页一页练出来的。
下午五点半，下班前把今天的数据汇总一报：今日产量、今日发货、今日待办。做惯了的人十分钟收工，没练过的人对着几张表抓瞎。然后关电脑、锁文件柜，六点整走人。你看完这一天什么感觉？我猜是两个：一是活不算难，二是活很杂。对，文员就是这样，单项技术含量不高，但每件都要求你熟、细、快。这恰恰是个好消息——它不需要你多聪明，需要的是把这些动作练进手里。
所以回到那个问题：文员每天在忙什么？忙的就是打字、做表、排版、归档、对单、汇总这么六件事。你要学的也逃不出这六件：打字练到一分钟五十个字不卡壳，Excel把考勤表、台账、汇总表练熟，Word把通知和合同排得像样，再加上打印机、邮箱、文件管理这些杂活。全部加起来，认认真真练上一两个月，你就够格去面试了。这么一算，你还觉得那道门槛很高吗？
我在橡果教育带了这么些年文员课，最能体会没上过机的人那种慌。所以我们这边一人一台电脑，从开机、建文件夹、练打字教起，一步不跳；老师讲一步你跟着做一步，错了当场圈出来改；练的全是上面那些真实场景——上午发你一堆原始数据做考勤表，下午让你把一份乱通知排成能打印的格式。学校在东莞做了22年连锁办学，白天班、晚班、周末班随到随学，上夜班的、接送孩子的都能插空来，一遍学不透免费重学，教到会为止。
最近有个学员让我挺感慨。她在虎门一家鞋厂做了五年普工，来报名时连鼠标都握不稳。练了七个星期，上周去一家塑胶厂面试跟单文员，现场做了张订单进度表，人事看了一眼说：可以，周一过来上班。她跟我说，原来面试办公室的活，比她想的简单多了——不是面试简单，是她把该练的都练到了。
如果你也想把这条换岗的路走起来，别再对着招聘要求发呆了。这周抽一个小时来坐坐，我把文员岗的真实工作清单发给你，对着看看哪几样你已经会、哪几样还缺，缺什么练什么。心里有数了，人就不慌了。
问题一：文员是不是吃青春饭，做几年就没路了？
答：不是。文员是办公室岗位的入口，做熟了往人事、行政、跟单、采购走，每条路都能越走越宽。业务熟、人心细的老文员，恰恰是各家公司最难挖的人。淘汰人的不是岗位，是不往前挪的人。
问题二：我从没用过电脑，从零学起会不会进度很慢？
答：会慢一点，但没你想的那么慢。开机、打字、建文件夹这些基础，认真练一周就顺了，难的东西本来也没有。我们零基础学员占大头，进度一人一条，学不透免费重练，没人催你。
问题三：现在办公软件越来越智能，文员岗位会不会被取代？
答：工具越智能，越要求人会指挥工具，而不是被工具淘汰。表格自动算、文档自动排，省下来的是重复劳动，但数据核对、单据往来、跨部门对接这些活，终究要一个靠谱的人盯着。会基本功的人用新工具如虎添翼。
问题四：文员和跟单员有什么区别，我该选哪个？
答：文员偏内务，做表、归档、接待，安稳细致；跟单偏对接，盯订单进度、联系车间和客户，锻炼人、涨得快。没经验的话建议先从文员入手，把电脑功夫练扎实，做半年一年再转跟单，路顺得多。
问题五：我今年三十八了，和年轻人一起学会不会跟不上？
答：跟不上的是进度表，不是活本身。办公室的活拼的是细心和稳定，三十八岁的人这两样多半比二十岁强。我们这里四十多岁上岗的学员年年都有，你只需要保证每周坐到电脑前的时间够，剩下的交给我们。
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作者：农德金（从事职业教育领域10年+，深耕电商运营培训课程开发，紧跟互联网发展步伐）